图文档是产品数据重要组成部分，是企业核心智力资产。在大多数情况下，企业实施PLM系统的一个原始冲动就是把大量图文档管起来。以往，PDM或PLM主要管理图文档，零件管理得比较弱;现在，以零件为核心进行产品数据管理，从业务角度强化了零件管理及BOM管理，因此图文档仅作为零件关联对象之一。这样以来，图文档管理的内容和好处变得模糊不清，用户实际需求与PLM“整体”解决方案之间存在缝隙，因此笔者认为有必要老生常谈。
一、图文档集中管理安全共享
图文档管理可以简单归结为“集中管理安全共享”，它既是一个好的目标，又是一个能够带来其他好处的起点。
首先，对图文档分类。通常图档按照零件或用途分类，技术文档按照用途或来源分类。PLM系统提供分类和属性定义工具，根据企业实际需要分大、中、小类(分层)，且为每类图文档定义详细的属性，便于保存和按照不同条件搜索。
图文档集中保存在文件服务器中，用户无法直接访问，只能根据PLM系统权限管理器所赋予的权限通过PLM系统界面访问，从而保证图文档在整个企业范围内安全共享，并且不受地域限制。
(1)机、电、软等不同专业设计人员能够彼此了解和利用整个项目团队最新设计结果，并行设计，避免出现设计冲突和重复设计。
(2)产品经理、工程、采购、品质以及生产计划等所有与项目有关成员，能够在第一时间了解到最新的设计意图和原材料选型，提出自己的意见，以便在设计开发的早期避免可能出现的加工、采购和检测试验等方面问题，以及由此导致的设计变更，从根本上缩短产品设计开发周期，降低风险和成本。
(3)客户、供应商和合作伙伴获得一定权限后，同样能够远程登录查看所需要的最新的图文档，参与到整个设计研发中来。
可视化支持各种格式图文档的缩微图和浏览，使得用户在不打开应用软件的情况下就可以快速查看，因此负责审核和评审的用户就可以直接在浏览窗口对图文档做批注，不需上传或下载，不影响原文件。图文档安全共享减少了图样打印、发放和回收等人工操作，减少了出错的机会。试制产品所需要的新零件选型和采购流程能够与其余设计工作并行，采购部门不需等到全部设计完成，图样下发后再开始选型和采购。
PLM系统不仅管理图文档本身，还记录零件与图文档、图文档与零件之间的关系，因此很容易追溯到某个零件对应的模型、图样或者原理图、电路图，以及设计规范等图文档，同样也很容易反向追溯到某个模型或者图样所对应的零件。依此类推，系统将自动记录图文档与项目、产品等相关事物之间的关系，如图1。
图1
如图2所示，系统会自动记录图文档版本(如A.1、A等)、生命周期状态(如正在工作、正在审阅或发布等)以及所处的阶段(即成熟度，如设计、试制和量产等)，伴随预先定义好的业务流程(如新产品设计开发流程或产品图样审批流程)进行自动、有序地变化，并保存以往所有历史版本和记录。即使同一个人对不同版本、状态和阶段的图文档的权限也有所不同，如设计师对设计阶段图样有权修改，但是对量产阶段的图样则无权修改，必须修改时要另外启动设计变更流程。
图2
存放在系统中的图文档具有惟一性和有效性，并且容易获得、可追溯和可比较，为图文档重用创造了关键性的必要条件。图文档重用本质上是设计重用和知识重用，通过重用可显著加快市场响应速度，提高产品质量和可靠性，帮助企业以批量生产的效率和成本满足大量个性化需求，从而实现将技术优势转化为产品优势，提高市场竞争力的目的。设计变更时，系统能够提供重用率统计报表工具，自动显示由于重用产生的影响范围，保证不会漏改和误改。
图文档管理需要做好基础标准化(如统一编码命名规则或统一模板等)和老图样整理导入，采用先进设计开发工具和先进设计方法(如自动向下设计或模块化设计等)，使各种有利于提高产品创新能力的因素共同发挥作用。PLM系统图文档管理能够实现企业无纸化图样管理，在很大程度上改变了传统文控管理方式和职能，减少了文控岗位设置，节约纸张耗材。不仅保证车间、分厂及各部门在第一时间取到正确的图样，而且消除了电子版和纸版“两层皮”埋藏的隐患。一部分企业虽然由于客观原因在PLM系统上线后短期内无法全面推行无纸化，但是一定要将无纸化图文档管理作为推广应用的重要方向之一。有些企业对那些不必导入PLM系统的老图样实行条码管理，在PLM系统中仅管理目录和存放位置，这不失为面对大量既不能用又不能扔掉的老图样的一个好办法。
二、图文档设计评审
在PLM系统中，预先定义(固化)设计审批流程，设计者提交图文档时自动触发，将评审任务发送到各位参与者。参与者收到任务后，将根据流程节点页面显示的步骤和评审点对图文档进行评审，提交评审意见，完成任务。评审时可以在浏览器中批注，通过关联关系快速查看受影响的零件和所有其他相关图样，而且针对工艺、标准化或者采购等方面的多人审核可以并行。针对作为新产品研发项目关键阶段(里程碑)交付物的图文档评审除了技术可行性外，更重要的是评价该项目的商业可行性——决定是否继续投入。因为市场瞬息万变，早一点识别并终止“没有前途”的项目，可以抽出宝贵的资源投入新的机会，如图3。
图3
PLM系统建立在图文档及其所有相关信息上的电子审批流程从根本上避免了评审流于形式，加快了评审速度，发挥了审核把关作用，减少了后期设计的变更和返工。
三、图文档设计变更
设计变更管理是一套综合性的解决方案，体现了ISO9001和CMII等管理思想。实际中，从简单到完整有多种层次的变更管理模式和流程，简单变更管理适用于PLM上线第一年：因为此时的变更影响范围小且容易决策，多用于质量事故遏制措施(快速通道)等场景。
设计变更流程只有设计师有权启动，经过审批后由指定人员执行变更任务。其他人员没有设计变更权限，但是可以启动设计变更建议或问题报告业务流程，通过审批后触发设计变更流程。电子化的设计变更通知经过预先定义的ECN业务流程发送到所有相关用户，每个人收到变更通知时即可查看最新版本和所有受影响范围。项目组成员还可预订消息，一旦发生设计变更可立即获知。
在设计变更流程中“收集”所有与该图文档有关的事物，如零件、项目和产品等，可以帮助设计师决定是否变更和如何图3变更，帮助评审人员客观地评估其合理性和代价，从而提出正确的评审意见。图文档设计变更任务分为两个部分：数字化更改和实物更改，后者离线完成再在系统中记录，如图4所示。
图4
设计变更管理及其业务流程是规范化的、可见的和自动的，因此消除了“信息滞纳”和非正常操作。系统可根据已经发生的设计变更生成统计报表，客观呈现“事故频发地段”，帮助主要设计者和管理者及时制定正确的纠正预防措施。避免在手工模式下新产品设计开发过程中经常出现的越改越错、错上加错的状况。
四、PLM系统与应用软件集成
设计师通常在MCAD、ECAD或Office等应用软件中进行三维模型、工程图、原理图、布线图、设计规范和试验规范等图文档的创建和编辑(即设计)，完成后保存或检入PLM系统。在设计过程中，设计师需要随时查看或引用已有设计成果和产品数据(如标准件库)，与项目团队成员交流协作。如果没有集成，他们就不得不在各种应用软件之间、在应用软件与PLM系统之间“跳来跳去”，频繁地进行上传、下载、复制、粘贴或重复输入之类的非创造性操作。
通过将PLM系统与应用软件进行集成，可以形成单一的设计与数据管理环境，使得设计师不但能够在设计过程中直接访问PLM系统获取相关资料，而且还能够进行自助式的图文档管理(如提交、启动审批流程和归档等操作)，一边设计一边管理自己的图文档，简单快捷，不需要另外请文控代劳。以MCAD集成环境为例，工作区是MCAD软件与Windchill系统集成的一个重要枢纽，无PLM系统时，设计师需要将设计的图档保存到本地硬盘，目前取而代之的是直接保存到工作区，这样做的好处很明显。
(1)设计师不必局限在一台计算机上工作，也不必担心保存在硬盘里的数据会丢失，所有图档都可以存放在服务中，可以随时随地进行设计。保存到工作区的图档不会共享到团队，只有设计完成检入到系统才会共享，如图5。
图5
(2)在集成环境下，设计师对3D模型的设计和装配全部是在工作区中完成，可以将系统中重用的模型添加到工作区进行装配，也可以将新建的保存到工作区进行装配，提高大型复杂装配的灵活性和速度。
(3)在工作区中检入3D模型，系统自动建立和装配结构相同的EBOM结构，同时对装配体的任何修改(如增加或减少零件)，只要检入到PLM系统，EBOM会一同更新。
五、图文档管理与BOM管理
以零件(Part)为核心的图文档管理，除图档外还可为传统意义上的文档定义零件(如软件零件、手册零件和服务协议零件等)，以便形成完整的产品BOM，同时实现图文档结构化。图文档管理与零件管理、BOM管理密不可分，在产品开发的不同阶段产生不同的图文档和不同的BOM，如系统设计EBOM、详细设计EBOM等，因此BOM本质上是设计出来的，而不是“编制”出来的，这可能是PLM与ERP对于BOM管理的区别之一。
如前所述，在MCAD集成环境下，检入产品的3D模型即保存到电子仓库，在用户界面自动创建零件和EBOM，浏览时在EBOM视图选中零件相关的模型，即可自动显示出来。图文档变更与BOM变更高度关联，虽然系统提供孤立操作命令(如BOM编辑器)，但是从实际业务而言，根本就不能只顾一头。只有这样才能保证图文档变更由业务驱动，而业务变更必须从图文档这个源头进行控制，如图6所示。
图6
六、图文档管理与项目管理
简言之，图文档设计编辑是产品开发过程中主要任务，其成果就是项目交付物，有些关键图文档是项目里程碑。PLM图文档管理与项目管理的结合，使得任务与图文档关联、图文档与交付物关联——图文档经过审批流程后表示交付物提交，项目任务状态显示“完成”。产品经理或项目经理既可以通过图形化的项目看板随时掌握各个项目真实进度，也可以通过直接查看已经检入到系统中的图文档有多少已经通过审批、有多少还在设计中以及有哪些批注等信息，准确地了解项目进展，控制项目风险。
综上，以零件为核心的图文档管理无疑更为先进、合理，可以作为PDM或PLM软件系统是否先进的一个判据。除上面描述的诸多方面外，图文档管理还应考虑打印效率和安全性、电子签名、供应商分发和回收、图册(卷宗)等需求，根据企业情况制定详细解决方案。通过梳理，图文档管理内容十分丰富，对用户的好处也很明显。文中如有不当之处，敬请读者批评指正。
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