RFID技术的精髓就是无线交换数据，这个数据交换过程需要两种设备来进行，一个能读/写射频数据的设备，与它配套、用于存储编写数据、含天线的芯片。数据能自动进行交换，不需要任何操作人员的参与便可启动RFID的数据读取程序。相比其他数据采集形式，RFID具备以下优点：
- RFID标签不需要像条码标签那样瞄准读取
- RFID每秒钟可进行上千次的读取，同时处理许多标签
- RFID标签上的数据可反复修改
- RFID标签的识读，不需要以目视可见为前提
- RFID技术能与条码技术混合使用
RFID系统包括标签、读写器和软件三个部件。薄如纸片的标签通常称作“智能标签”，这种标签普遍只提供一种功能，如盒子和货盘的区分。打印机/编码器可以按须制作智能标签、在为标签编码的同时也可打印文字及条纹码。RFID标签分为只读和可读写两种（然而后一种已经成为了标准）。
RFID的功能表现
RFID系统的功能表现不尽相同，主要是呈现在频率、有效读取距离、安全及标准四大方面：
频率
频率是决定RFID有效范围、抗干扰性以及其他功能特点的主要因素。大多数的商用RFID系统都是基于UHF频段，在859到960MHz间，或高频率(HF)，是13.56MHz。其他常用RFID频率包括125KHz(一种低频近距离RFID系统，常见于对车辆的辨别)，还有430MHz和2.45GHz，两种都用于长距离辨别，通常与昂贵的、电池供电的标签配合使用。UHF频段在供应链和工业自动化应用中经常用到。
有效读取距离
RFID系统的有效读取距离－从数厘米到几十米不等，这要取决于当前所使用的频率、电力输出和天线的灵敏度。HF技术多用于近距离的应用，能够在3米内读取数据。UHF技术提供20米以上的读取范围。距离也很大程度上受当时物理环境的影响－金属和液体能够对读取产生干扰，影响距离和读写能力。对于读/写标签，通常读取长于写入数据的距离。
安全性
RFID芯片是非常不易被伪造的。黑客需要对无线工程、编码演算以及解密技术等各方面有深入知识。此外，在标签上可以对数据采取分级保密措施，使得数据在供应链上的某些点可以读取，而其它点却不行。一些RFID标准规定了额外的安全措施。由于具备这些先天的安全性，美国食品药品监督管理局(FDA)已经提倡使用RFID作为药品防伪的手段之一。
标准
在RFID发展的早期，一直盛传着RFID是一种专有技术，没有任何标准可循的一种错误观念。如今，已经有不同标准确保各种频率和应用的顺利进行。例如，RFID标准广泛应用于货物管理、物流集装箱、费用卡(fare cards)、动物跟踪、轮胎和车轮识别以及许多其他应用。许多国家级和行业标准都建立在ISO或EPCglobal标准之上，例如美国ANSI标准为MH10.8.4，用于可回收的集装箱辨别（是建立在ISO基础上的）。
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